Das Bienensterben ist seit einigen Jahren immer wieder Thema in den Medien. Doch die genauen Ursachen des weltweiten Insektensterbens sind nach wie vor unbekannt. Fest steht, dass viele der Einflussfaktoren auf den Menschen zurückzuführen sind, wie z.B. durch die Nutzung von Pestiziden als Pflanzenschutzmittel. Um die Gründe für den weltweiten Rückgang der Insekten besser zu verstehen, kombiniert das Startup-Unternehmen apic.ai maschinelles Lernen und Bildverarbeitungstechnologien, die Merkmale über die Honigbiene erfassen.
Abbildung: apic.ai-System, das vor einem Bienenstock installiert ist
Ausgangssituation
Apic.ai akquirierte bereits einige Partner und Investoren. Bislang fehlte jedoch eine standardisierte Content und Communication Strategy, um effizient mit Partnern zu kommunizieren und Informationen für diese sowie deren Kunden und Mitarbeiter öffentlichkeitswirksam darzustellen. Aus diesem Grund hat sich apic.ai im Rahmen der Veranstaltung "Content Strategy und Standardisierte Informationsarchitektur mit Schwerpunkt DITA 1.3" von Prof. Sissi Closs vorgestellt.
Der Grund für die Entscheidung, eine Content Strategy für apic.ai zu entwickeln, war für uns das Interesse an der Thematik des Bienensterbens sowie an der Zusammenarbeit mit einem Startup-Unternehmen.
Die Partner von apic.ai, die das Startup finanziell unterstützen, sind unter anderem Städte, Unternehmen und Imker.Diese Partner möchten regelmäßig Informationen zum apic.ai-System erhalten, haben aber verschiedene Interessen und benötigen deshalb unterschiedliche Inhalte sowie Ausgabemedien.
Aufgabe
Die Maßnahmen zur Zielerreichung unterscheiden sich in unternehmens- und hochschulspezifische Anforderungen.
Anforderungen von apic.ai:
Anforderungen des Wahlpflichtmoduls:
Umsetzung
Flyer
Der standardmäßig in Oxygen vorhandene Word-Output wird zum Kopieren der Texte in die Flyer-Vorlagen verwendet. Auch, wenn das Layout-Tool Adobe InDesign ein anspruchsvolleres Layout ermöglicht, wurde die Flyer-Vorlage mittels Microsoft PowerPoint erstellt, um apic.ai eine einfache Pflege und Anpassung des Flyers zu ermöglichen, da PowerPoint bereits firmenintern genutzt wird. Die Vorlage entstand in enger Zusammenarbeit mit apic.ai, um die gestalterischen Wünsche optimal zu erfüllen.
Abbildung: Flyer für apic.ai
Präsentationsfolien
Ein wichtiger Bestandteil der Anforderungen von apic.ai‘s Partnern sind Präsentationsfolien, die als Diashow auf firmeninternen Bildschirmen gezeigt werden sollen. Doch auch apic.ai selbst möchte Präsentationsfolien für unterschiedliche Anlässe nutzen. Aus diesem Grund entstanden im Laufe des Projekts zwei Arten von Präsentationsfolien:
Wenn eine Präsentation erstellt werden soll, welche die Partnerschaft zwischen apic.ai und dem Partner vorstellt, werden die PowerPoint-Templates vom jeweiligen Partner mit Texten und Bildern aus Oxygen gefüllt. Hierfür wird ein Word-Output erzeugt, aus dem die Inhalte in die PowerPoint-Präsentation kopiert werden können. Die Präsentation, die dadurch z.B. für den Kunden Aunovis erstellt wurde, wird aktuell in einem Bildschirm im Eingangsbereich von Aunovis abgespielt.
Abbildung: Folien der PowerPoint-Präsentation für Aunovis
Website
Eine der wichtigsten Anforderungen von apic.ai an das Projekt war der automatische Output einer Partnerschaftswebsite, auf der die Zusammenarbeit zwischen apic.ai und dem Partner öffentlichkeitswirksam dargestellt werden kann. Folgende Themenbereiche sollten sich auf der Übersichtsseite befinden:
Abbildung: CRS-Output Aunovis und Stadtwerke
Die Struktur und die Inhalte der Partnerschaftswebsite werden über eine DITA-Map definiert. Durch die topicref-Referenzierung werden innerhalb dieser Map bestimmte Topics für die Partnerschaftswebsite wiederverwendet und eine spezifische Reihenfolge und Hierarchie der Topics definiert.
Für die apic.ai-Partner ist der WebHelp-Responsive-Output optimal geeignet, da die generierte HTML-Datei in die eigene Website integriert werden kann.
Doch nicht nur Unternehmenspartner, sondern auch kooperierende Imker erhalten einen individuellen Output, der über ein eigenes Transformationsszenario gesteuert wird. Durch die Filterung der DITAVAL-Datei beinhaltet der Output nur die Funktionen des apic.ai-Systems und daraus folgende Erkenntnisse sowie Anleitungen, wie sie z.B. das System auf- und abbauen müssen.
Abbildung: Output für Imker
Fazit
Innerhalb eines agilen Bearbeitungsprozesses wurde auf Grundlage einer umfassenden Dokumenten- und Zielgruppenanalyse sowie deren Auswertung eine effiziente Content und Communication Strategy für das Startup-Unternehmen apic.ai entwickelt, die besonders die zielgruppenspezifische Generierung unterschiedlicher Informationsprodukte nachhaltig verbessert.
Rückblickend bewerten wir die agilen Methoden Scrum und Kanban als sehr positiv, da im Vergleich zu bisherigen Hochschulprojekten sichtlich schneller und kundenorientierter die Anforderungen bzw. Teilziele des Projektes erarbeitet wurden. Der 14-tägige Sprint war optimal, um regelmäßiges Feedback zu erhalten und dieses für die weitere Arbeit zu nutzen. Im Projekt standen dadurch nicht nur die enge Kommunikation zu apic.ai, sondern auch die flexible Berücksichtigung von Änderungen im Fokus, was schließlich zu sehr guten Ergebnissen führte. Durch die agile Arbeitsweise konnten bereits während des Projekts die erarbeiteten Teilprodukte im Unternehmen bzw. bei Partnern des Unternehmens umgesetzt bzw. genutzt werden, was definitiv zu einer höheren Motivation führte.
Zur topic-orientierten Standardisierung und Modularisierung der Informationseinheiten wurde die Klassenkonzept- Technik angewandt, die sich optimal mit der anschließenden DITA-Umsetzung kombinieren ließ. Die positiven Ergebnisse dieses Projekts bestätigen, dass die etablierten Methoden wie die Klassenkonzept-Technik oder der DITAStandard, nicht nur für die Technische Kommunikation, sondern auch interdisziplinär, für Marketingstrategien sowie die interne und externe Kommunikation eines Startups sehr gut geeignet sind.
Arbeiten mit DITA
DITA ist eine XML-basierte Informationsarchitektur für die topic-orientierte Strukturierung und Erstellung von Inhalten. Bekannte Vorteile von DITA wie die flexible Anpassung und Erweiterung der Informationsarchitektur an unternehmensspezifische Anforderungen wurden innerhalb dieses Projekts bestätigt. Die Umsetzung der Content Strategy für apic.ai mit DITA zeigte auch, dass die Informationsarchitektur nicht nur semantische Strukturen für einen selektiven Zugriff, sondern auch Funktionen zur Verfügung stellt, die den Prozess der Inhaltserstellung optimal unterstützen. Ein weiterer Pluspunkt ist die nahezu kontextfreie Inhaltserstellung, die kombiniert mit den Filtermechanismen von DITA den Arbeitsaufwand für die Erstellung unterschiedlicher Ausgabemedien für z.B. unterschiedliche Partner wesentlich reduziert.
Nutzung der Content Strategy
Wie wird apic.ai in Zukunft mit der konzipierten Content Strategy arbeiten? Bisher existieren bei apic.ai keine detaillierten Kenntnisse über DITA oder die Funktionsweise von Oxygen. Dennoch wäre es sinnvoll, DITA in Kombination mit Oxygen zu nutzen, um eine effiziente Arbeitsweise, Wiederverwendung und einen geringen Änderungsaufwand zu gewährleisten. Durch die bereitgestellten Mustertopics, die Visualisierung der Informationsarchitektur und der Topic-Klassen innerhalb des Klassenkonzepts, kann unsere Informationsarchitektur gut nachvollzogen und der Einarbeitungsaufwand reduziert werden.
Bisher wurden von apic.ai viele Erkenntnisse dieses Projekts wie der Kriterienkatalog über die Partner oder der Kommunikationsprozess im Projektmanagement-Tool Notion implementiert. In Notion, das auch Datenbanken, Kalender und Projektboards beinhaltet, sind alle firmeninternen Prozesse und Aufgaben integriert und miteinander verknüpft. Dieses Tool wurde bereits vor dem Hochschulprojekt bei apic.ai als Projektmanagement-Tool eingesetzt und im Laufe des Projekts regelmäßig mit unseren Inhalten erweitert.
Verwendete Tools und Technik
- Trello
- Dropbox
- Moodle
- Slack
- Microsoft Excel
- Oxygen XML Editor
Gruppenmitglieder
- Christina Salwitzek
- Janina Berger
- Jana Frisch